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ストレージ

書類の整頓、どうしてる? 49

ストーリー by headless
山積み 部門より

capra 曰く、

本家/.「Ask Slashdot: How Do You File Paper Documents At Home?」より。

電気代やガス・水道代の明細、クレジットカードや医療費、また健康保険関連の郵便物など、毎月送られてくる書類や文書などをどのように整理しているだろうか。可能な限りオンライン明細書などに切り替え、郵送されるものはスキャンして保存してから原本を破棄する人もいるだろう。この場合、電子化したデータはどのように整理すればいいのだろうか。
私は紙のファイルを利用した昔ながらのやり方で整理しているのだが、最近は電子化を取り入れるべきではないかと考えている。
/.erオススメの整理整頓術があれば、ぜひ教えてほしい。

世の中が電子化したとはいえ、タレコミ人の家でも紙の書類はどんどん増えていっており巧い整頓術はないものかと丁度思っていたところ。/.Jer皆様のアドバイスをお伺いしたい。

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  • by wakatonoo2 (30019) on 2011年05月03日 22時42分 (#1946459) 日記

    そもそも本家の北米だと、ほとんど全員確定申告が必要なはずで、
    話しの背景が無いとわけわかめ状態なので・・
    米国の確定申告について [wakanacpa.com]

    日本との大きな違い
    一般に日本の所得税申告においては、雇用主が給与から所得税の源泉徴収をし、さらに年末調整を行なってくれるため、自営業者や高額所得者などの限られた場合を除き、個人が確定申告の手続きをするということは少ないと考えられます。これは裏を返せば、節税のチャンスがとても少ないということを意味するところでもあります。一方、米国における確定申告では、確定申告を個人で行なうことが義務付けられています。その代わりに、非常に多くの節税の可能性があり、税金対策を考慮に入れて自らのファイナンシャルプランを考えるのが、米国では 当たり前のことなっています。いかに税金を節約するか、米国国民は日常から考えて行動しているといえます。

    アメリカの確定申告の現状
     IRS Form 1040 Instruction によると、申告書作成にかかる時間は、すべての納税者の平均で26.4時間となっています。米国では、節税を追求するCPAなどの税の専門家と、いかに脱税を防止するかを考えるIRSとのいたちごっこが、今日まで繰り返され、米国税法は年々複雑なものになってしまっています。そのため、確定申告のソフトウェアや申告代行のビジネスが成り立つのが米国の現状です。有能な専門家などへ依頼する場合、多くの場合でその手数料以上に節税の恩恵を受けることが可能であるため、個人的に専門家へ相談することも米国では珍しくはないのが現状です。

    日本だと2000万円以上の給与所得だったり、個人事業主だったりしないと
    税務署へ確定申告の書類作成して提出なんてほとんどしないので、なじみが無いんだろうなと。

    そもそも源泉徴収なんて制度、太平洋戦争で戦費調達のためで、エセ民主主義、
    所得税、住民税などの直接税に、健康保険、厚生年金などの社会保障費、
    さらに消費税いれたら、徴税55%超えるりっぱな社会主義・・・な日本。

    サラリーマンは恵まれているが、やっぱり奴隷である [alt-invest.com]

    源泉徴収制度は太平洋戦争遂行にための戦時税制として考案され、戦後の混乱期に遅滞なく徴税するための緊急措置として、各企業(雇用主)に徴税実務を代行させる年末調整が導入されて、現在の「サラリーマン税制」が完成しました。その結果 、企業は税務署から1円ももらえないにもかかわらず、国家の召使い(税務署の出張所)として従業員の税額を計算し、税金を徴収(給料から天引き)したうえで、お上に上納しなくてはなりません。

    • by Anonymous Coward

       2,000万円以上の給与所得だったり、個人事業主だったりしないけど、毎年確定申告をしてますよ(もちろん日本)。
      まぁ、お金が絡むものは、十年は保管しておかないと、(税務署から突っ込まれて)痛い目にあったりすることがあるわけですが。

    • by Anonymous Coward

      ごくごく小さな会社やってると、この会社側の徴税義務がうざくてたまらない!

      個人的にはもう20年近く確定申告している。
      する必要がある年がほとんどだけど、必要のない年もずっとやってる。

    • by Anonymous Coward

      むしろサラリーマンの控除は多いだろ。
      スーツやカバンなんかが経費に出来ると考えているサラリーマン多すぎ。
      公務員に給与所得控除なんか不要。
      サラリーマンも確定申告にすればその多くが経費が認められず給与所得控除分丸々増税になるはず。
      自営業者は収入の捕捉が難しいとか言うけど、誤魔化してる奴を前提に
      正直者がバカを見る様な(給与所得者に比べて)現在の制度は止めるべき。
      増税なんかしなくてもサラリーマンに確定申告させれば所得税の2割位は増えるよ。

  • まず一言 (スコア:2, すばらしい洞察)

    by parsley (5772) on 2011年05月03日 17時19分 (#1946332) 日記
    家計簿つけろよ
    --
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  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 17時48分 (#1946343)

    私は、昔から、記憶力が人並みよりも劣っていると思っていました。
    だから、MS-DOS時代の昔から、書類はできるかぎり電子化(テキストファイル化)する
    という方針でやってきました。
    電子化してしまえば、検索すれば一発でほしい情報が出てきますから。
    つまり私は、自分の劣っている点を、世間一般が使っていない道具を使って補うことで、
    やっと人並みの事務処理能力を維持していたわけです。

    でも最近は、パソコンが普及してしまい、人並みの記憶力を持った世間一般の人も
    電子化された情報を扱うようになりました。そうすると、私は人並みの能力を維持
    できなくなってしまいます。今や、「世間並みの記憶力+パソコン」の能力を、
    ひとは求められるようになっていますから、私はそれに対応できなくなりつつあります。

    • by Anonymous Coward
      早くレシートも電子情報で欲しいです。
      • by Anonymous Coward on 2011年05月04日 9時26分 (#1946562)

        レシートをスキャンするだけで自動的に店の名前とかを判定し,
        金額とかも読み取って家計簿にいれてくれるってモノ [fujitsu.com]がある(開発元 [mediadrive.jp]).
        以前 /.jp でもこの手の物が紹介されていたような.

        親コメント
      • by Anonymous Coward
        Edy,Suica,Pasmo,クレカ、銀行カード関係はあっちが記憶してくれているので楽ですね。FeliCaリーダ持っていてよかった
      • by Anonymous Coward

        > 早くレシートも電子情報で欲しいです。

        1. 自分で入力してください。いずれにせよMS-DOS時代は全部自分で入力してました
        2. 別コメントにもあるように電子マネーを使ってください

      • by Anonymous Coward

        新生銀行と一部キャッシュカードの利用明細は電子化されてるんだけどね。

        逆に一番遅れてるのがお役所関係。
        もう本当に救いようが無いくらいに遅れてる。

        • by Anonymous Coward on 2011年05月04日 16時00分 (#1946668)
          >逆に一番遅れてるのがお役所関係。
          >もう本当に救いようが無いくらいに遅れてる。

          お役所関係の場合、最後には必ず紙提出が必要になるので
          その点が改善しない限りオンライン化は不可能ですね。

          たとえば、確定申告もオンラインで簡単にとかいっているけれど
          結局、税務署には行かないとならないので、直接行った方が楽です。
          親コメント
  • by iwakuralain (33086) on 2011年05月03日 22時15分 (#1946443)

    必要そうな物だけ1年単位で放り込むようにしてます。
    2009年はA箱、2010年はB箱というように。
    そんでもって3年程度でローテーションしてます。
    取っておくのは医療関係と税務関係ぐらいです。
    法的には何かあったときのために5年くらいもっていたほうがいいんでしょうけど。

    #年金問題みたいなのが起こることを考えたら10年20年という単位でもっていたほうがいいんでしょうけどね・・・

  • 積む (スコア:2, おもしろおかしい)

    by USH (8040) on 2011年05月04日 1時20分 (#1946505) 日記

    とにかく、机のある区画に、クリアフォルダに入れて、積みます。
    積むので、年代順です。

    ある年月がたつと、地殻変動が起きて、古い地層はゴミ箱へ。

    この方法の問題は、「想定外」の地震が起きたときです。
    順番がわからね〜〜

  • by Lurch (10536) on 2011年05月03日 17時14分 (#1946329)
    アイズオンリーな重要書類ばっかりですから(違
    保管しておくような情報じゃないので殆ど破棄ですね
    --

    ------------
    惑星ケイロンまであと何マイル?
    • by mfukuda (15975) on 2011年05月03日 18時08分 (#1946356) 日記
      同じですね。アメリカだと納税関係で個人で保管しなきゃなんないでしょうけど、
      日本だと必死に整理して溜め込む必要はないでしょう。保存が必要なのは、せいぜい
      医療費の領収書くらいでしょうか。幸い、このところほとんど病院にもかかってないし。

      (漫画家の中崎タツヤ氏は、自分のオリジナル原稿すら廃棄してるそうです。
      仕事場の写真を見ましたが、すごかったです。私はここまでは割り切れませんが・・・)

      書籍はScanSnapで電子化してますが、むしろ出先/移動中に読むための意味のほうが
      強い感じです。雑誌類は場所をとるので電子化して捨てましたが、大漢和とか漢語大字典
      とかは2セット持ってるうちの1セットを断裁してスキャンして、紙と並行運用です。
      電車の中とか出張中でもiPhoneに入ってる大漢和引けるってのはすごく幸せです。

      バックアップは外付けUSBハードディスクにコピーしてます。今は1台ですが、今後は
      2世代バックアップにして、最新のバックアップは職場の机の引出しで保管しようと思ってます。
      バックアップメディアは遠隔地保管しとかないと危ないですからね。
      親コメント
    • by Anonymous Coward

      そうそう。電気ガス水道代の領収書なんて2ヶ月分溜まったら、前月分シュレッダーでしょ?それとももっと早く捨てるの?

      # 年金とか健康保険は別の方法で保存してあるし。

    • by Anonymous Coward
      シュレッダーしちゃうと万が一の時になんなので、年度ごとに適当な大きさの段ボール箱にどんどん放り込む、2~3年たったら古い段ボールごと廃棄とすれば良いでしょう(うちの個人営業の会社名義の書類はそうやって5年程度で廃棄してる)
      整理する必要はないし、何かあったときにサルベージ出来ればそれで良いのです
      なおクレジットカードの利用明細等は最低1年間はきちんと保管しておくことをおすすめします
    • by Anonymous Coward
      私も同じですね。

      最近はクレジットの明細と銀行の明細がデータが取れるので
      GnuCashに取り込んではいますけど。
  • 超整理法 (スコア:1, おもしろおかしい)

    by Anonymous Coward on 2011年05月03日 17時14分 (#1946330)

    > 電気代やガス・水道代の明細、クレジットカードや医療費、また健康保険関連の郵便物など
    むしろ日付順に並べる以外にどうしろと?

    • by firewheel (31280) on 2011年05月03日 18時45分 (#1946373)

      LRUは適している物とそうでないものがあるよ。
      領収書は適してない部類に入ると思う。

      親コメント
    • by Anonymous Coward
      ダンボール箱にいれておくだけですね。

      4年分積層してるハズだが。>1箱
      必要な時には、気合入れて検索すれば、見つかるハズ。

      雑誌類に比べれば、溜まる速度は微々たるものなので、別に困りもせず。

  • 小型のICタグみたいなのを貼りつけて 管理できるようになるのだろうか
  • ・アイテムごとにA4フォルダにはさむ(封筒などはその段階で捨てる)
    ・関連するアイテムごとにA4フォルダをファイルボックスにいれる
    ・ファイルボックスにはアイテム名をテプラなどで貼っておく
    ・定期的にチェックし、いらないファイルは捨てる

    ポイントは、捨てやすくしまうこと。「一年たてばゴミ」というアイテムはけっこう多いはず。
  • by t-kamo (7644) on 2011年05月03日 19時41分 (#1946391)
    確定申告する人なので、金の動いた関連は全て、
    月毎にまとめてクリアファイルに突っ込んでいます。

    電子化するどころか、全て紙ベースで貰うようにしています。
  • 弥生会計を家計簿代わりに。
    3ヶ月ぐらいごとに、まとめて入力。

    領収書は7年保存しなければいけないので、
    電子化はしないですね。

    経費になるもの(消耗品費、光熱費、通信費等)はまじめに入れますが、
    ならないもの(食費などの事業主貸)は、かなりいい加減(1週間分程度まとめた合計程度入力)
    このあたりは税理士や税務署の係員との打ち合わせ次第なので、別のところだと
    別の見解になる可能性大ですが。

  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 23時29分 (#1946473)

    いまだにMOディスクを愛用しています。
    ScanSnapでPDF化→MOディスクの中でフォルダ分けして保存→原本は破棄
    容量も速度も充分です。
    HDDには保存しません。人間はミスをする生き物なので・・・。

    • by Anonymous Coward

      HDDは動かしてないと壊れるんだよねえ。
      今までも2回くらい大消失を経験したけど。

  • 適当にフォルダを作って分けてはありますが、整理はしていません。しばしばファイルが行方不明になります。そんなときはGoogleDesktopにファイルの所在を聞いています。

  • 自分のやり方を書いてみる.

    収入/支出の情報が書かれているもの(給与明細,領収書,レシート等)は文房具屋に売ってるジッパー付き透明ビニールに詰める.1月分1袋くらいに収まる程度にして,マジックで何年何月のものかがわかる程度にしてます.それとは別でアプリで家計簿管理とかで.年単位でまわして古いのはまとめてシュレッダーします.

    意識的にレシートを出す方法で購入するようにすれば自販機で安易につかわなくなるし,体調不良で家計簿つけてられない時でも袋に入れるって意識していればあとである程度は整合性がとれる,いざというときのカード業者とかの連絡先の情報とりやすいのが利点ですかね.電子マネーについては考えどころですが.

    保険関係については,シールでついてくる調剤情報や薬の説明書きは,調剤薬局でくれるお薬手帳ではなく,普通の大学ノートに貼る(お薬手帳なんて,なくしやすいし,複数通院してるとフォーマットがばらばらでレイアウトしづらい,新しい薬もスクラップで貼れる)とか,地元のネットでも出てないようなバスの表はデジカメとってそのままiPad取り込むとか,家電の説明書とか情報処理の過去問はスキャンしてpdf化後iPadに取り込むとか,保証書はまとめてフォルダにつっこんで管理とかものによってやり方が変わってくる感じですね.

    # それより,UnixMagazineとかWeb DB Pressのようなpdf化してるはいいけど,目次のリンクが貼ってなかったり,月またぎ
    # 連載のものをpdfまたいで読めるとかアクセスしやすくする方法をどうにかしたい...未だになにもできてないのだけれど.
  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 17時44分 (#1946341)

    一応、会社経営してるので、領収書系はまとめて封筒に入れ、
    月ごとに税理士に送ってます。

  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 17時59分 (#1946349)
    とりあえず1年放置。
    本やCDと同じく積んでおくので必要な場合は捜索隊を出せば発見可能。
    1~2年して邪魔になったらまとめて捨てる。
    • by Anonymous Coward
      一番必要なのは捨てる技術ですよね。捨てるために整理するくらいの気持ち
      • 捨てる技術 (スコア:4, すばらしい洞察)

        by Anonymous Coward on 2011年05月03日 20時54分 (#1946415)

        > 一番必要なのは捨てる技術ですよね。捨てるために整理するくらいの気持ち

        私はとにかくスキャンしてシュレッダーにかけて捨ててます。
        スキャンするのは後で見るためではありません。
        捨てる為に必要な儀式なのです。

        親コメント
      • by Anonymous Coward

        領収書がいつ不要になるかを決めるのはお役所都合だったりするので、
        こちらがどんなに頑張っても捨てる技術を向上させる術はなかったりします。

        • Re:整理しない (スコア:1, 参考になる)

          by Anonymous Coward on 2011年05月03日 19時47分 (#1946396)
          弁護士「税金の滞納はありますか?」
          私「ありません!(即答)」
          弁護士「毎年キチンと確定申告されてるんですね」
          私「はい!(胸を張って)」
          弁護士「では次に来たとき過去3年分の申告書の控えを提出してください」
          私「…ええっ」

          みたいなことがあったりするので
          無闇に捨てるのはいけないよ心当たりがある人は。
          親コメント
  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 18時01分 (#1946350)

    定番ですが。OCR機能もあるので検索楽だし。

    原本が必要なのはスキャンしてから適当な箱に入れて定期的に古くなったものから破棄。
    見られると本当にやばいものはそもそもスキャンしないか、スキャンしてもEvernoteでなく別のアプリで管理(iPhotoとか)。
    どうでもいいものは名前のところだけシュレッダーして他はそのまま捨てる。

    これで小さな箱一つ程度に抑えられてます。

    • by Anonymous Coward
      OCRって使い物になるか?
      • OCRって使い物になるか?

        私もScanSnapを使っています。

        1. 書類をスキャンしてPDFを作成する
        2. 付属ソフトのOCRを使いテキストを埋め込む
        3. フリーの全文検索ソフト「探三郎」で検索する

        という使用方法です。
        上記2番目のOCRの文字認識率はあまり高くありません。
        ただ、実際活用する場合、

        • 探したい書類のファイル名
        • そのファイル中のページ番号

        これらのポインタを「おおよそ検索」できれば、
        あとはスキャン画像を直接読むので殆ど困りません。
        どうしても自分の意図するテキストを埋め込みたいなら、
        無償でバンドルされるAdobe Acrobat standardを使えば良いでしょう。

        --
        And now for something completely different...
        親コメント
      • by Anonymous Coward
        わしもならないと思っている(多少根拠あり)ので、速攻シュレッダー
      • by Anonymous Coward

        EvernoteのOCRについてなら、
        サーバ上のイメージファイルをOCR処理するものなので、今役に立つかどうかというより
        入れておけば後でもっとよくなるという安心感がある。

  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 18時40分 (#1946370)
    A4ノートに貼り付けろ。
    • by Anonymous Coward

      A4ノートに貼り付けろ。

      自分はこれですね(事業主で毎年確定申告をしています)。

      経費など申告に必要な物だけですけど、月の2週目あたりに前月のものを選別/ソートしながら貼り付けています。
      確定申告時期になると、このノートと銀行の入出金明細から会計ソフトに登録するという流れを確立しました。

      隙間無く日付順に領収書が貼られているノートは、不正な申告をしていない感が醸し出され、マルサもイチコロなハズ・・・?

  • by Anonymous Coward on 2011年05月03日 21時58分 (#1946436)
    エロ画像かと思った
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開いた括弧は必ず閉じる -- あるプログラマー

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